PMS là gì? Các tính năng quan trọng nhất là gì?

Một hệ thống quản lý tài sản, hay gọi tắt là hệ thống PMS, là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên  thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, với nhiều phần mềm PMS trên thị trường hơn bao giờ hết, điều cần thiết là phải biết tính năng nào là quan trọng nhất, để bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

PMS (Property Management System) là hệ thống quản lý tài sản, một giải pháp phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ như đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích các chỉ số kinh doanh và quản lý hàng tồn kho.

Tại sao mỗi khách sạn đều cần hệ thống PMS?

Bởi vì ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với cách đặt phòng đến từ nhiều kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục đích quản lý doanh thu và dịch vụ khách hàng khác nhau, phần mềm PMS có thể giúp giải quyết được những thách thức này.

Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên khách sạn loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống PMS có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

1. Đặt chỗ

Tính năng đầu tiên và có lẽ rõ ràng nhất mà hệ thống quản lý tài sản cần có là khả năng xử lý các đặt phòng khách sạn. Hệ thống đặt phòng này sẽ có thể tích hợp với tất cả các kênh nơi khách hàng có thể đặt chỗ và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào thông tin phòng trống cập nhật.

Điều này có nghĩa là nhân viên có thể sử dụng hệ thống PMS để tìm ra phòng nào được đặt trước và khi nào. Một số hệ thống PMS cũng cung cấp chức năng tương tự cho các dịch vụ khách sạn, trong khi các khách sạn là một phần của chuỗi có thể cần quyền truy cập vào thông tin đặt phòng từ toàn bộ danh mục tài sản.

2. Hoạt động lễ tân thu ngân

Phần mềm PMS cho phép nhân viên lễ tân thực hiện một số chức năng quan trọng. Đặc biệt, nhân viên có thể sử dụng phần mềm khách sạn để truy cập thông tin cập nhật về đặt phòng, tình trạng của các phòng cụ thể trong khách sạn và loại thông tin này có thể được cập nhật thủ công.

Ví dụ, nhân viên lễ tân có thể giúp khách chuyển phòng và cập nhật thông tin phòng. Nhân viên cũng có thể tự kiểm tra khách ra vào và phát thẻ chìa khóa.

3. Quản lý kênh

Để duy trì tính cạnh tranh, các khách sạn cần phân phối phòng trên nhiều kênh khác nhau. Thật vậy, phòng khách sạn có thể được bán thông qua trang web khách sạn, thông qua đặt phòng điện thoại, thông qua các công ty du lịch trực tuyến, v.v. Điều này làm cho các kênh khác nhau được quản lý một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất sẽ bao gồm các chức năng quản lý kênh, đảm bảo phòng có sẵn trên nhiều kênh và thông tin phòng trống luôn được cập nhật. Một số hệ thống PMS cung cấp chức năng quản lý kênh trực tiếp, trong khi các hệ thống khác tích hợp với hệ thống phân phối toàn cầu của bên thứ ba.

4. Quản lý doanh thu

Một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý khách sạn là chức năng quản lý doanh thu. Điều này có thể giúp người quản lý khách sạn và nhân viên đánh giá hiệu suất của khách sạn, sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như ADR (tỷ lệ trung bình hàng ngày), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng có sẵn) và GOPPAR (tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn).

Liên quan đến điều này, một hệ thống PMS tốt cũng sẽ cung cấp quản lý kế hoạch giá. Nói một cách đơn giản, điều này sẽ cho phép các khách sạn nhanh chóng tạo ra các kế hoạch giá phòng, cho phép các nhà quản lý dễ dàng đáp ứng nhanh chóng những thay đổi về nhu cầu. Những thay đổi này có thể được liên kết với mùa, các sự kiện địa phương và các yếu tố bên ngoài khác.

5. Chức năng nhận phòng

Chức năng đăng ký kỹ thuật số là một dịch vụ tương đối mới trong thị trường PMS, nhưng tính năng này đang ngày càng phổ biến. Chức năng nhận phòng cho phép thẻ thanh toán được ủy quyền trước, cho phép khách đến và sau đó đăng ký bằng ứng dụng di động trên điện thoại của họ hoặc bằng cách sử dụng máy đăng ký tự phục vụ trong khu vực tiếp tân.

Sau đó, PMS tự động đồng bộ hóa, cập nhật thông tin đăng ký và chiếm chỗ. Lợi ích bao gồm cải thiện tốc độ, giao tiếp với khách hàng thông qua ứng dụng, cũng như các cơ hội bán hàng và bán chéo. Ngay cả trong các hệ thống PMS không bao gồm trực tiếp tính năng này, nhiều người cung cấp tích hợp với các hệ thống đăng ký bên ngoài.

6. Dữ liệu khách hàng

Ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống PMS cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng, cho phép nhân viên lấy thông tin liên lạc, ngày khách hàng ở khách sạn, thông tin về khách đang ở trong phòng nào, v.v.